危机公关传播策略：校对电子邮件的7个技巧-淮海锐思

电子邮件使我们能够以光速交流或交流不畅。这就是为什么校对电子邮件如此重要的原因。语法错误，链接错误和附件丢失表示缺乏专业素养，混乱的句子可能会完全发送错误的信息。

可靠的电子邮件营销策略是大多数数字营销活动的核心，因此，电子邮件必须始终看起来专业且精美，这一点很重要。只要您遵循以下提示，本有效的电子邮件校对指南就可以提供帮助：

1.休息一下

当您仍然与错误保持相同的心态时，很难更正错误。稍事休息，散散步或做其他事情一段时间-然后回来重新阅读您所写的内容。

当您的大脑新鲜时，发现模糊的措词，令人困惑的单词组合和语法错误会容易得多。第二天对重要消息进行校对，这些重要消息会传播给许多人，例如推销，新闻通讯和自动电子邮件。

2.使用校对工具

语法捕获您所有写作中的常见错误。

您是否知道有免费的插件可以在您输入浏览器或电子邮件程序时检查语法和标点符号？语法是最受欢迎的，其免费版本是真正的主力。就像拼写检查的扩展版本一样，它标记了单词和标点符号的各种问题。

自己使用它，并将其推荐给您的团队，这样您的所有书面交流就会显得专业而优美。

3.验证姓名和代词
邮件签名

容易忽略的另一个地方是收件人的名字。许多人强烈反对看到他们的名字拼写错误。这可能会破坏交易，所以不要依赖您的记忆-检查您的来源以确保您正确拼写了收件人的名字。如果您使用邮件合并功能，请务必确保您的数据库中的联系人姓名不包含错误。

注意您对代词的假设。现代代词用法可以很灵活。如今，许多人在其电子邮件签名行中陈述了他们喜欢的代词，因此您可以轻松地确定自己是在与她/她，他们/他们还是他/他交谈。如果有人清楚地表达了他们的代词偏好，那么尊重他们是明智的。

4.大声朗读
要检查您的信息是否清晰，思路是否流畅，请大声朗读。您会立即发现任何尴尬或不清楚的地方。

您的计算机可能能够将您的信息读回给您-检查您要使用“语音”命令的应用程序的“编辑”菜单。如果您的应用程序具有语音功能，请突出显示要收听的文字，然后选择“开始语音”。在阅读时，将其视线从屏幕上移开，看看标点符号和语言选择是否将计算机引导到正确的音调。

5.验证事实和日期
校对电子邮件

日期/日期错误很容易产生-但可能导致重大混乱。

这些都是很容易犯的错误，但是造成的混乱可能需要很多时间才能解决。如果您反复发送不正确的信息，则可能会破坏人们对您作为可靠信息来源的信任。

只需花一点时间就可以快速浏览电子邮件中的数字和日期。

6.简化
良好的编辑是要删除多余的东西，例如多余的单词或不必要的句子，而不是添加内容。校对时，请寻找简化和缩短信息的方法。

电子邮件越短越好。通过将字数减少一半，可以改善大多数消息。人们很忙，他们只会忽略他们认为太长的消息。向人们表示尊重的最好方法是尊重他们的时间和注意力。

7.支持
如果您要写一封非常重要的电子邮件，例如寻求潜在客户的销售推销，与供应商的精细谈判，或者是您将在几个月内发送给每个新订户的欢迎消息，请寻求帮助。

第二个人可以看到您的作品中从未见过的东西，因为您将始终以您想要的精神阅读您的文字。如果有一种曲解您的信息或语气的方法，第二位读者可能会发现它。

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