危机公关策略：有效电子邮件通信的简单指南

电子邮件是现代工作世界的重要组成部分。尽管许多公司（尤其是初创公司）越来越多地利用其他工具来提高通信效率，但是电子邮件仍然扮演着重要角色，因为电子邮件是公务处理的普遍接受方式。尽管书面交流一直是一种艺术形式，但电子邮件却是完全不同的流派，它具有自己的规则，礼节和管理要求。要在工作中建立有效的电子邮件沟通方式并防止浪费时间，请遵循以下规则：

停下来想一想
在甚至开始写作之前，您需要确定您要发送的电子邮件是否绝对必要。大多数人不知所措，因此您发送的任何内容都必须具有目的性和可操作性。问自己以下两个问题：

这是应该亲自讨论的事情吗？
这可以通过其他渠道解决吗？
如果答案是肯定的，那就不要花时间在电子邮件上！更好的是，利用这个机会亲自与您的收件人聊天。

主题行是您最好的朋友
如果您要发送电子邮件，则收件人的第一件事就是主题行。不要浪费这个机会来清楚地传达电子邮件的含义。最重要的是，不要空白！

如果您在电子邮件中需要说的话特别短，则可以完全在主题行中填写。只需记住使用“ EOM”（消息结尾），以便您的收件人知道他（她）不需要阅读电子邮件的正文。

简洁是机智的灵魂
莎士比亚知道他在说什么-写一封清晰简洁的电子邮件要比吐出所有想法更加困难。

首先，不要打败灌木丛。您发送的任何电子邮件都应有一个目的，因此请确保收件人清楚该目的。使用简短的句子和通俗易懂的语言，直达主题。您的信息应乍一看，而不是反复阅读。

其次，仅包括必要的内容。保持电子邮件简短而甜美，因为任何无关紧要的东西都会使邮件变得混乱。一些管理人员甚至发誓要遵守这一规则：“如果您不能将电子邮件保持在4行以下，请召开会议。”

重点：每封电子邮件坚持一个主题
您可能会认为在一封电子邮件中涵盖多个主题可以节省时间。仅当您的电子邮件不会得到答复时，这才有意义。问题是当人们开始回复邮件的某些部分而不是其他部分时出现的。线程运行了一段时间后，原始消息中的主题可能会完全丢失。

考虑你的语气
尽管简洁性很重要，但还是要多花一句话，以确保您不会显得那么粗鲁。93％的人际交流是非语言的，因此当您已经缺少面对面的接触点时，请格外注意您的语气以及收件人如何看待您的电子邮件。特别是当电子邮件主题可能与反馈有关时，最好在写完之后走开，并在稍后的时间再次重新访问该电子邮件，这样可以避免很多冲突！