危机公关手册：简化商务会议的9种方法

定期会议是业务运营的重要组成部分，因为它们有助于使每个人都在同一页面上并朝着相同的目标努力。但是，当团队被召集到频繁，不必要的会议中时，就会出现问题，而这些事情本来可以通过其他渠道轻松传达的，却浪费了每个人的时间。那么，业务领导者如何解决这个问题并简化组织会议以节省时间并提高团队的生产力呢？

1.创建时间块

在不举行会议的一周中创建一个时间块。这不仅可以取消一些不必要的会议，而且还使每个人都有专用的时间专注于工作时间，而不必担心要参加其他会议。关键是要使计划的实质性会议与实际小时数保持平衡，这些实际小时数专门用于执行从会议中收集到的见解。

2.询问你的团队

当员工感到浪费时间时，士气和生产力就会直线下降。一种解决方案是让您的团队写一份简短的会议日记，从他们的角度记录会议所取得的成就。有用吗？会议是否应该取得什么样的结果？会议是实现这些成果的最佳方法吗？使用日志摆脱浪费时间和无用的会议。

3.鼓励和奖励创新

会议太多会导致参与度降低。参与度低会导致新思想和新观点的下降。通过鼓励和奖励创新使会议重获新生。邀请新的解决方案来解决旧问题。尝试新的想法并加以庆祝-即使它们不起作用。开始使用会议来增强创造性解决问题的能力。

4.澄清所有部门的运作

如果您或您的团队在会议上花费太多时间，则需要使所有部门的操作更加清晰。许多会议必须意味着员工之间存在混乱和不明确的情况，因此提供额外的培训可以防止这种情况的发生。

5.仅在需要时才有它们

当员工不认真对待会议时，就会出现问题。例如，如果您每个星期一早上开会，而且讨论的内容不多，那么您可能会过于专注于开会。要更正此问题，请仅在确实有一些充分的理由要举行会议时才召开会议。

6.考虑会议时间

当您要评估您的员工是否在会议上花费过多时间时，每个会话的时间长度可能是一个决定性因素。例如，根据会议的时间长短，三个会议可能是好事，也可能是坏事。如果每次相遇持续五分钟，那就是他们的时间15分钟。如果会议时间太长，请考虑创建一个计划者以加快该过程。

7.授权员工

人们是否一直在邀请人们参加会议，因为这一直都是这样做的？每次会议都应有一个特定的目的和议程。唯一应邀的人是那些对议程至关重要的人。会议的结果是应采取一系列行动。培训员工对自己的角色负责，并给他们一些在自己的角色中做出决定的余地。

8.进行平台审核

定期审核安排会议和跟踪项目的平台。这可以是委派给执行助理或团队内部的管理任务，但请确保您调节每个团队成员为防止精疲力尽而必须进行的大火。我们使用Slack和Asana进行审计，以确保项目在平台上关闭-可以同时和每月进行。

9.实施EOS

我相信这不是要告诉团队成员参加过多的会议，而是要使会议更加高效和富有成效。一种方法是通过实施EOS流程。该系统提供了成功运行会议的实用工具，可为您提供所需的结果。