淮海锐思危机公关手册：如何开始转型变革管理流程

通常，是员工在业务中发现问题。令人遗憾的是，大多数员工避免提出这些问题，因为他们认为高层管理人员已经知道该问题。通常情况并非如此。那么，您如何开始进行变革式变更管理流程呢？请遵循本指南。

什么是变更管理？

简而言之，变更管理是使变更在组织中发生的过程。它从确定问题开始，到部署和测试解决方案结束。它涉及管理期望以及员工和业务需求。

通常有两种类型的组织更改：

• 适应性更改：随着业务的增长，这些更改往往是随时间推移而发生的细微变化。改进归档系统，雇用更多人员来管理不断增长的需求，并为员工开发新的操作程序。
• 变革性变革：这些是大规模变革，需要投入时间和金钱到新的系统中，以重组业务运作方式。

适应性变化往往比转换性变化具有更少的回退。那是因为转型变革涉及更多风险。他们需要花费更多的时间和金钱，因此付款并不总是可以保证的。

尽管如此，它们通常对于扩展业务更为重要。如果做得正确，它们可以帮助提高底线，同时让员工有更多时间专注于真正重要的任务。

但是它们并不总是容易实现的。如果您想开始业务的变革，请按照以下7个步骤来管理该流程。

步骤1：消除恐惧

改变只有通过行动才能发生。而只有避免这些问题，问题才会变得更加严重。如果您要带来改变，就需要感到鼓舞。尽管如此，仍有许多人不愿改变或对抗。

担心遇到麻烦或因指出问题而引起您的注意足以使您无法采取行动。

除非您在有毒的环境中工作，否则应鼓励发现问题。因此，您不必担心因指出不足而进行报复。

而且，如果您确实在有毒的环境中工作，但想提出改善建议，请寻找匿名发送建议的方法。

这将使您发出声音，而不会成为目标。

步骤2：专注于解决方案

在没有建议解决方案的情况下指出问题可能会抱怨或消极。指出缺陷是一回事，但是提出解决问题的方式则完全不同。

当您遇到有缺陷却没有解决方案的其他人时，往往会给人一种您正在推销真正工作的印象。最有可能的是，他们和公司中的其他每个人一样忙。而且想到更多工作可能会激怒他们。最后，他们可能会“同意”，点头同意，只是忽略了问题并继续前进。

相反，快速指出问题所在，然后集中精力解决问题。您想向负责人表明您已完成作业。这使得更难以忽略该问题。另外，完成了大量工作（请记住，找出解决方案是最难的部分），更改很有可能会发生。

在变更管理过程中更有效的一种方法是执行成本/收益分析。指出公司的问题成本，以及建立更好的解决方案或简化工作流程将如何节省每个人的时间和金钱。

重要的是要注意，任何更改都涉及前期成本。从人们的时间到建立自定义解决方案或重新考虑工作流程，您的企业将需要投资于一项变更，然后他们才能从中受益。

步骤3：寻找潜在的解决方案

作为员工，这部分可能很棘手。根据您的背景和专业知识，您可能知道或可能不知道现有的解决方案。幸运的是，企业中的工作流程比您想象的要少得多。

大多数企业都在手动输入数据（以及由此产生的错误），正确地可视化数据，简化工作流程以及浪费时间来处理繁琐的任务上感到挣扎。任何需要纸质文档的过程通常都难以在以后正确地记录和定位该信息。

基本上，每当一个真实的人在工作流程中有一个接触点时，都有减速或问题的风险。

了解了挑战之后，您需要做的所有事情。在此上花的时间不要超过一个小时，尤其是如果您没有解决方案的背景知识时。

知道有解决方案可以改善流程并开始对话就足够了。

步骤4：调整目标

如果您希望团队和老板参与进来，则需要确保您的解决方案与他们的目标保持一致。否则，它可能会被忽略。任何风险高，支出几率很小或当前尚不优先的问题都将被忽略。

退后一步，分析团队的目标以及管理层的目标。有些员工比其他员工更关心公司。有些人只是想要薪水少而又少做的工作（这是一个可悲但真实的现实）。其他人只是想提高效率，这样他们就可以减少工作中的压力和头痛。

使团队的问题与解决方案相匹配。如果这样做，您将有更多的时间说服他们加入。

使目标与团队保持一致并更有效地导航变更管理流程的最佳方法是量化结果。告诉您的团队：“我们每周浪费X个小时来执行此任务。如果我们部署了Y解决方案，我们将为我们的团队节省大量时间，可用于专注于其他任务。”

为了最大程度地发挥影响，请在数周，数月甚至数年的时间里扩展计算出的浪费。这些乘数确实可以帮助您了解效率低下带来的痛苦。

步骤5：分享您的解决方案

对于您的业务而言，最有影响力的解决方案可能是现有工作流程的某种形式的集成和自动化。但是请记住，您不需要成为技术和编程专家就可以提出解决方案。

相反，为了有效地导航变更管理过程，您需要开始对话。而且您需要继续进行对话。

为了使对话继续进行，您需要知道那里存在什么样的解决方案。最有可能的是不止一个。那里有大量旨在帮助企业提高效率的平台和程序。从低代码和无代码平台到现成的应用程序，您一定会找到解决问题的方法。

花一点时间做研究。找出这些平台的成本。打印一些规格或通过电子邮件发送重要链接。并准备在表面上讨论这些可能的解决方案。

步骤6：跟进

人们很忙。有效地浏览变更管理流程意味着您需要了解这一点。与您一起工作的人需要平衡日常工作，而给他们另一个要解决的问题可能会增加更多的复杂性。

结果，您的想法（无论它有多好）最终可能会被搁置一旁。

您必须克服冲动才能在这里感到沮丧。这不是个人的。相反，这是优先事项。无论您的解决方案有多好，它都不是最紧迫的问题。或者，可能没有预算来研究和构建更好的解决方案。

无论哪种方式，跟进都是很重要的。

一两周后请礼貌地检查一下您是否没有任何改善的趋势。您不想麻烦，但也不想忘记问题。

步骤7：记住每个问题都有解决方案

有效地导航变更管理过程意味着保持持久性和灵活性。如果似乎没有进行任何更改，请找出原因。讨论阻碍管理层部署和测试解决方案的障碍。

请记住，对于每个问题，都有一个潜在的解决方案。无论是雇用第三方来构建可负担的定制解决方案，还是需要调动人员以使合适的人有时间构建新的工作流，防止更改发生的问题都将得到解决。

只要您是积极变革的支持者，就可以帮助您的组织成功地应对变革管理过程。最后，您将看到瓶颈破裂，效率低下的流程消失了。